Purpose of the post Administrators in the IMA fulfil key roles across the core functions of the business. Administrators will be trained within their allocated work area, as well as within the wider team, and may be required to provide support to all teams across the IMA as needed. Our current vacancies are: Data & Insight Administrative Officer Hours: Full time or part time (minimum 0.6 FTE / 22.2 hours over 3 days a week) The Data and Insight team is responsible for delivering timely, relevant, and credible data and insight to decision makers at all levels. The team also review complaints from citizens who have concerns about UK public bodies’ delivering their commitments to citizen’s rights. The Administrative Officers within the Data and Insight team are responsible for conducting the initial evaluation and processing of complaints from citizens. They undertake a variety of tasks in support of developing data and insight including researching a wide range of sources and evaluating information for quality and relevance. This assists in the development of insight reports and preliminary reviews of citizen’s complaints. Compliance & Inquiry Administrative Officer Hours: Full time or part time (minimum 0.6 FTE / 22.2 hours over 3 days a week): The Compliance and Inquiry team delivers the IMA’s statutory functions through investigations, reviews and inquiries with public authorities across the UK. The team use structured evidence‑gathering and constructive engagement to identify issues, support improvements and promote best practice. Administrative officers play a key role by coordinating case information, maintaining accurate documentation and supporting evidence collection and analysis, while also providing flexible administrative support to the wider management team. Administrative Officers work closely with case leads, develop insight into investigative processes and contribute to safeguarding citizens’ rights and fair public services across the UK. Governance & Secretariat Administrator: Hours: Full time (37 Hours a week) The Governance and Secretariat team ensure that the IMA operates within a robust, transparent and compliant governance framework. Acting as a strategic link between the Executive, the Board and external stakeholders, the team help ensure effective decision‑making and promotion of the IMA. The teams’ responsibilities include maintaining the governance structures, overseeing compliance with legal, regulatory and reporting requirements and ensuring that Board and committee activities follow established processes. The Administrative Officer plans and coordinates Board business, prepares and quality assures meeting papers, manages information flow and produces accurate minutes and records. They also support the Chair and Board members with induction, development and ongoing governance needs. These varied roles suit individuals who are organised, proactive and detail‑focused. If you have a preference for any of these roles, please indicate this in your personal statement. While we will take this into consideration, appointments may be made to any available administrator position, including roles not listed if a suitable vacancy arises during the term of any reserve list. Responsibilities Distributing information and communications in an appropriate manner. Preparing, maintaining and collating records, files and management information, in accordance with company procedures. Drafting and issuing correspondence to staff and general public. Collecting and evaluating data and information in order to support the delivery of required business outcomes. Performing general administrative duties at the request of managers. Inputting and maintaining effective records. Providing administrative support including organising meetings and managing diaries. Ensuring effective communication between the IMA and its sponsor department, the Ministry of Justice (MoJ) and building relationships with internal and external stakeholders. The duties/responsibilities listed above describe the post and are not intended to be exhaustive. The Job Holder is expected to accept reasonable alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. Significant adjustments may require re-examination under Job Evaluation and shall be discussed in the first instance with the Job Holder. Essential Skills Strong verbal and written skills and ability to communicate effectively with a wide range of individuals. A strong commitment to delivering a high-quality service and an ability to apply learning from previous experiences and on the job activities. Use and work on own initiative. Good level of IT skills including proficiency in MS Office Word, and basic skills in Excel. Behaviours We'll assess you against these behaviours during the selection process: Delivering at Pace - Lead Behaviour Working Together Making Effective Decisions Communicating and Influencing Diben y swydd Mae swyddogion gweinyddol yn yr Awdurdod Monitro Annibynnol yn cyflawni rolau allweddol ar draws swyddogaethau craidd y busnes. Caiff swyddogion gweinyddol eu hyfforddi yn eu maes gwaith penodol, yn ogystal ag o fewn y tîm ehangach, ac efallai y bydd angen iddynt gefnogi’r holl dimau yn yr Awdurdod Monitro Annibynnol yn ôl yr angen. Dyma restr o’n swyddi gwag presennol: Swyddog Gweinyddol Data a Dealltwriaeth Oriau: Llawn amser neu ran amser (lleiafswm 0.6 FTE / 22.2 awr dros 3 diwrnod y wythnos) Mae'r tîm Data a Dealltwriaeth yn gyfrifol am ddarparu data a gwybodaeth amserol, credadwy, a pherthnasol i'r rhai sy'n gwneud penderfyniadau ar bob lefel. Mae’r tîm hefyd yn adolygu cwynion gan ddinasyddion sy’n poeni nad yw cyrff cyhoeddus y DU yn cyflawni eu hymrwymiadau i hawliau dinasyddion. Mae'r Swyddogion Gweinyddol yn y tîm Data a Dealltwriaeth yn gyfrifol am gynnal y gwaith cychwynnol o werthuso a phrosesu cwynion gan ddinasyddion. Maent yn ymgymryd ag amrywiaeth o dasgau i gefnogi'r gwaith o ddatblygu data a gwybodaeth, gan gynnwys ymchwilio i amrywiaeth eang o ffynonellau a gwerthuso gwybodaeth o ran ansawdd a pherthnasedd. Mae hyn yn helpu i ddatblygu adroddiadau gwybodaeth ac adolygiadau rhagarweiniol ar gwynion dinasyddion. Swyddog Gweinyddol Cydymffurfio ac Ymchwilio Oriau: Llawn amser neu ran amser (lleiafswm 0.6 FTE / 22.2 awr dros 3 diwrnod y wythnos) Mae’r tîm Cydymffurfio ac Ymchwilio yn cyflawni swyddogaethau statudol yr Awdurdod Monitro Annibynnol drwy ymchwiliadau, adolygiadau ac ymholiadau gydag awdurdodau cyhoeddus ledled y DU. Mae'r tîm yn defnyddio dulliau strwythuredig o gasglu tystiolaeth ac ymgysylltu adeiladol i nodi materion, cefnogi gwelliannau, a hyrwyddo arferion gorau. Mae swyddogion gweinyddol yn chwarae rhan allweddol drwy gydlynu gwybodaeth am achosion, cynnal dogfennau cywir, a chefnogi’r gwaith o gasglu a dadansoddi tystiolaeth, yn ogystal â darparu cymorth gweinyddol hyblyg i'r tîm rheoli ehangach. Mae Swyddogion Gweinyddol yn gweithio’n agos gydag arweinwyr achosion, yn datblygu dealltwriaeth o brosesau ymchwilio, ac yn cyfrannu at ddiogelu hawliau dinasyddion a gwasanaethau cyhoeddus teg ledled y DU. Swyddog Gweinyddol Llywodraethiant a'r Ysgrifenyddiaeth Oriau: Llawn amser (37 awr y wythnos) Mae'r tîm Llywodraethiant a'r Ysgrifenyddiaeth yn sicrhau bod yr Awdurdod Monitro Annibynnol yn gweithredu o fewn fframwaith llywodraethiant cadarn, tryloyw sy'n cydymffurfio. Gan weithredu fel cyswllt strategol rhwng y Weithrediaeth, y Bwrdd, a rhanddeiliaid allanol, mae'r tîm yn helpu i sicrhau bod penderfyniadau'n cael eu gwneud yn effeithiol, a bod yr Awdurdod Monitro Annibynnol yn cael ei hyrwyddo. Mae cyfrifoldebau’r timau’n cynnwys cynnal y strwythurau llywodraethiant, goruchwylio cydymffurfiad â gofynion cyfreithiol, rheoliadol ac adrodd, a sicrhau bod gweithgareddau’r Bwrdd a’r pwyllgorau’n dilyn prosesau sefydledig. Mae'r Swyddog Gweinyddol yn cynllunio ac yn cydlynu busnes y Bwrdd, yn paratoi ac yn sicrhau ansawdd papurau cyfarfodydd, yn rheoli llif gwybodaeth, ac yn cadw cofnodion cywir. Maent hefyd yn cefnogi'r Cadeirydd ac aelodau'r Bwrdd gydag anghenion cynefino, datblygu, a llywodraethu parhaus. Mae'r rolau amrywiol hyn yn addas i unigolion sy'n drefnus, yn rhagweithiol, ac yn canolbwyntio ar fanylion. Os ydych chi'n ffafrio unrhyw un o'r rolau hyn, nodwch hyn yn eich datganiad personol. Er y byddwn yn ystyried hyn, gellir penodi i unrhyw rôl Swyddog Gweinyddol sydd ar gael. Gall hyn gynnwys rolau nad ydynt wedi'u rhestru os bydd swydd wag addas yn codi yn ystod cyfnod unrhyw restr wrth gefn. Cyfrifoldebau Dosbarthu gwybodaeth a gohebiaeth mewn ffordd briodol. Paratoi, cynnal a choladu cofnodion, ffeiliau, a gwybodaeth rheoli, yn unol â gweithdrefnau’r cwmni. Drafftio a chyhoeddi gohebiaeth i aelodau staff a’r cyhoedd. Casglu a gwerthuso data a gwybodaeth er mwyn cefnogi’r gwaith o gyflawni’r canlyniadau busnes gofynnol. Cyflawni dyletswyddau gweinyddol cyffredinol ar gais rheolwyr. Mewnbynnu a chynnal cofnodion effeithiol. Darparu cymorth gweinyddol, gan gynnwys trefnu cyfarfodydd a rheoli dyddiaduron. Sicrhau cyfathrebu effeithiol rhwng yr Awdurdod Monitro Annibynnol a’i adran noddi, y Weinyddiaeth Gyfiawnder, a meithrin cysylltiadau â rhanddeiliaid mewnol ac allanol. Mae’r dyletswyddau/cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifio’r swydd ac ni fwriedir iddynt fod yn hollgynhwysfawr. Mae disgwyl i ddeiliad y swydd dderbyn addasiadau rhesymol a thasgau ychwanegol sydd ar lefel debyg a allai fod yn angenrheidiol. Os bydd addasiadau sylweddol, mae’n bosib y bydd angen ystyried y swydd unwaith eto o dan y cynllun Gwerthuso Swydd, a thrafodir hynny â deiliad y swydd yn y lle cyntaf. Sgiliau Hanfodol Sgiliau cyfathrebu cryf ar lafar ac ar bapur a gallu cyfathrebu'n effeithiol gydag ystod eang o unigolion. Ymrwymiad cryf i ddarparu gwasanaeth o safon uchel a'r gallu i ddefnyddio gwybodaeth o brofiadau blaenorol a gweithgareddau'r swydd. Y profiad a’r gallu i weithio'n annibynnol. Lefel dda o sgiliau TG, gan gynnwys y gallu i ddefnyddio MS Office Word, a sgiliau sylfaenol yn Excel. Ymddygiadau Byddwn yn eich asesu yn erbyn yr ymddygiadau canlynol yn ystod y broses ddethol: Cyflawni'n Brydlon - Prif Egwyddor Cydweithio Gwneud Penderfyniadau Effeithiol Cyfathrebu a Dylanwadu