Hours: Full time or part time (minimum 0.81 FTE / 30 hours a week) Purpose of the post We are seeking a motivated and detail-oriented professional to join our team on a 12-month fixed-term appointment covering a period of maternity leave, with the potential for extension should the post-holder extend their maternity leave, or otherwise not return on the expected date. Reporting to the Senior Finance Manager, you will play a key role in managing operational purchase-to-pay processes, monitoring contracts and associated reviews, and supporting wider commercial activity between the IMA and its sponsor department, the Ministry of Justice (MoJ). In this role, you will engage with a broad range of stakeholders, including senior leaders, and provide expert advice on procurement activity. A critical aspect of your responsibilities will be ensuring the IMA’s compliance with procurement regulations, Government Spend Controls and Managing Public Money. This is an excellent opportunity to make a meaningful impact while working in a dynamic environment. What will you be doing? Procurement Oversee operational purchase-to-pay processes, including raising purchase orders and tracking internal activity. Monitor procurement activity and report on SLAs (service level agreements) in line with objectives. Resolve invoice hold errors and payment delays using available data on a weekly basis. Act as the main contact and subject matter expert for supplier management, maintaining accurate supplier lists and liaising directly with suppliers to resolve issues. Maintain effective relationships with MoJ and shared services colleagues to ensure timely resolution of procurement issues. Commercial Act as SME for the Contract Management Framework (CMF), leading functional review meetings with MoJ stakeholders, reporting to the Deputy Director, Head of Strategy and Corporate Services (DD, HoS&CS.) Plan and execute post-implementation, boundary, and exit reviews for IMA contracts. Support teams with commercial activity, including preparing business cases, specifications, tender documents, and evaluating tenders. Develop cyclical reporting on the CMF for the Executive Team and Board, with support from DD HoS&CS. Finance Support budget holders with forecasting and provide monthly transaction reporting to MoJ Finance Business Partners. Liaise with audit stakeholders (e.g., GIAA, NAO) and provide evidence as needed. Contact with others: Internal. Budget holders, forecast managers, Heads of Department, Senior Finance Manager External. Finance Business Partner, commercial support, Transaction Team, Supplier Support Team, Shared Services providers, Suppliers. The duties/responsibilities listed above describe the post and are not intended to be exhaustive. The Job Holder is expected to accept reasonable alterations and additional tasks of a similar level that may be necessary. All posts within the IMA operate as a flexible resource to ensure the requirements of the business are met and as such the post holder may be required to undertake other duties in their role or duties in other parts of the business at their grade to meet business priorities. In carrying out their duties the post holder will respect the IMAs commitment to equality of opportunity and the diversity of the IMA and its stakeholders. Essential Skills Self-motivated and able to work with minimal supervision; A good understanding of financial transactions such as purchase orders and invoices Supportive approach when dealing with stakeholders Strong interpersonal skills and the ability to form close working relationships with colleagues Ability to operate with discretion and work with confidential information Proven experience working in a fast past environment with changing priorities, demonstrating resilience Ability to work well under pressure and can prioritise workload and tailor this to meet the needs of the business; Intermediate knowledge/ user skills of Excel and MS Teams Good analytical skills Good written and verbal communication skills Desirable Skills Experience of working in a government or public service department in a finance, procurement, or commercial setting. Good understanding of Cabinet Office Spend Controls Behaviours We will assess you against these behaviours during the selection process: Managing a Quality Service – Lead Behaviour Seeing the Big Picture Making Effective Decisions Working Together Oriau: Llawn amser neu ran amser (lleiafswm 0.81 FTE / 30 awr y wythnos Diben y swydd Rydym yn chwilio am weithiwr proffesiynol brwdfrydig a thrwyadl i ymuno â’n tîm ar benodiad cyfnod penodol o 12 mis dros gyfnod mamolaeth, gyda’r potensial i’w ymestyn os bydd deiliad y swydd yn ymestyn ei habsenoldeb mamolaeth, neu’n peidio â dychwelyd ar y dyddiad disgwyliedig fel arall. Gan fod yn atebol i’r Uwch Reolwr Cyllid, byddwch yn chwarae rhan allweddol yn y gwaith o reoli prosesau prynu-i-dalu gweithredol, monitro contractau ac adolygiadau cysylltiedig, a chefnogi gweithgarwch masnachol ehangach rhwng yr Awdurdod Monitro Annibynnol a’i adran noddi, sef y Weinyddiaeth Gyfiawnder. Yn y swydd hon, byddwch yn ymgysylltu ag amrywiaeth eang o randdeiliaid, gan gynnwys uwch arweinwyr, a byddwch yn rhoi cyngor arbenigol ar weithgarwch caffael. Un o’r agweddau hollbwysig ar eich cyfrifoldebau fydd sicrhau bod yr Awdurdod Monitro Annibynnol yn cydymffurfio â materion caffael, Rheolaethau Gwariant y Llywodraeth, a Rheoli Arian Cyhoeddus. Mae hwn yn gyfle gwych i gael effaith ystyrlon wrth weithio mewn amgylchedd deinamig. Beth fyddwch chi’n ei wneud? Caffael Goruchwylio prosesau prynu-i-dalu gweithredol, gan gynnwys codi archebion prynu ac olrhain gweithgarwch mewnol. Monitro gweithgarwch caffael ac adrodd ar gytundebau lefel gwasanaeth yn unol ag amcanion. Yn wythnosol, defnyddio’r data sydd ar gael i ddatrys anfonebau sydd heb eu talu oherwydd gwallau ac oedi gyda thaliadau. Bod yn brif gyswllt ac arbenigwr pwnc ar gyfer rheoli cyflenwyr, cynnal rhestrau cywir o gyflenwyr, a chysylltu'n uniongyrchol â chyflenwyr i ddatrys problemau. Cynnal perthynas effeithiol â’r Weinyddiaeth Gyfiawnder a chydweithwyr ym maes cydwasanaethau, gan sicrhau bod problemau caffael yn cael eu datrys yn brydlon. Masnachol Gweithredu fel arbenigwr pwnc ar gyfer y Fframwaith Rheoli Contractau drwy arwain cyfarfodydd adolygu swyddogaethol gyda rhanddeiliaid y Weinyddiaeth Gyfiawnder, gan adrodd i'r Dirprwy Gyfarwyddwr, Pennaeth Gwasanaethau Corfforaethol a Strategaeth. Cynllunio a gweithredu adolygiadau ôl-weithredu, ffiniau ac ymadael ar gyfer contractau’r Awdurdod Monitro Annibynnol. Cefnogi timau gyda gweithgarwch masnachol, gan gynnwys paratoi achosion busnes, manylebau, dogfennau tendro, a gwerthuso tendrau. Datblygu adroddiadau cylchol ar y Fframwaith Rheoli Contractau ar gyfer y Tîm Gweithredol a’r Bwrdd, gyda chymorth y Dirprwy Gyfarwyddwr, Pennaeth Gwasanaethau Corfforaethol a Strategaeth. Cyllid Cefnogi deiliaid cyllidebau gyda rhagolygon a darparu adroddiadau trafodion misol i Bartneriaid Busnes Cyllid y Weinyddiaeth Gyfiawnder. Cysylltu â rhanddeiliaid archwilio (e.e. GIAA, NAO) a darparu tystiolaeth yn ôl yr angen. Cyswllt ag eraill: Mewnol. Deiliaid cyllidebau, rheolwyr rhagolwg, Penaethiaid Adran, Uwch Reolwr Cyllid Allanol. Partneriaid Busnes Cyllid, cymorth masnachol, Tîm Trafodion, Tîm Cymorth Cyflenwyr, darparwyr Cydwasanaethau, Cyflenwyr. Mae’r dyletswyddau/cyfrifoldebau a restrir uchod yn disgrifio’r swydd ac ni fwriedir iddynt fod yn hollgynhwysfawr. Mae disgwyl i ddeiliad y swydd dderbyn addasiadau rhesymol a thasgau ychwanegol sydd ar lefel debyg a allai fod yn angenrheidiol. Mae pob swydd yn yr Awdurdod Monitro Annibynnol yn rhai hyblyg i sicrhau bod gofynion y busnes yn cael eu bodloni ac, o'r herwydd, mae’n bosibl y bydd gofyn i ddeiliad y swydd gyflawni dyletswyddau eraill yn ei swydd, neu ddyletswyddau mewn rhannau eraill o'r busnes ar ei raddfa, er mwyn bodloni blaenoriaethau'r busnes. Wrth gyflawni ei ddyletswyddau, bydd deiliad y swydd yn parchu ymrwymiad yr Awdurdod Monitro Annibynnol i gyfle cyfartal, yn ogystal ag amrywiaeth yr Awdurdod Monitro Annibynnol a’i randdeiliaid. Sgiliau Hanfodol Yn llawn hunangymhelliant ac yn gallu gweithio heb fawr ddim goruchwyliaeth; Dealltwriaeth dda o drafodion ariannol fel archebion prynu ac anfonebau Dull cefnogol wrth ddelio â rhanddeiliaid Sgiliau rhyngbersonol cryf ac yn gallu ffurfio perthynas waith agos â chydweithwyr Gallu gweithredu’n ddoeth a gweithio gyda gwybodaeth gyfrinachol Profiad amlwg o weithio mewn amgylchedd prysur gyda blaenoriaethau sy’n newid, gan ddangos gwytnwch Gallu gweithio’n dda dan bwysau ac yn gallu blaenoriaethu llwyth gwaith a theilwra hyn yn ôl anghenion y busnes Dealltwriaeth/sgiliau i ddefnyddio Excel ac MS Teams ar lefel ganolradd Sgiliau dadansoddi da Sgiliau cyfathrebu da ar lafar ac ar bapur Sgiliau dymunol Profiad o weithio mewn adran llywodraeth neu wasanaeth cyhoeddus mewn lleoliad cyllid, caffael neu fasnach. Dealltwriaeth dda o Reolaethau Gwariant Swyddfa’r Cabinet Ymddygiadau Byddwn yn eich asesu yn erbyn yr ymddygiadau canlynol yn ystod y broses ddethol: Rheoli Gwasanaeth o Ansawdd Uchel - Prif Ymddygiad Gwneud Penderfyniadau Effeithiol Gweld y Darlun Mawr Cydweithio.