Overview
Responsibilities (English)
* Administrative and organizational tasks: Update and monitor IT asset management data (hardware and software)
* Plan and track projects and tasks in collaboration with the IT Manager
* Assist the IT Manager with personnel management (recruitment, schedules, overtime tracking, coordination of external contractors)
* IT department communication: Draft, update, and distribute documents (emails, presentations, reports)
* Coordinate with other departments and/or external providers for IT projects
* Hardware and software management: Collect requests, research new equipment, and organize the implementation (logistics and coordination)
* Assist the IT Manager with budget preparation and monitoring
* Manage tenders, purchase orders, invoices, returns, and deliveries
* Monitor stock levels and equipment loans
* Manage support and maintenance contracts, including renewals
* User support: Draft usage procedures and guidelines (hardware and software) for employees
* Provide user support mainly via email
* Weekly Working Hours: 20 hours per week / 40 weeks per year (800 hours annually)
* Location: South Kensington (London)
* Benefits: £1,505.00 gross per month; Employer contribution to a private health insurance plan; 15% employer contribution to a supplementary pension scheme; 60 days of paid vacation per year; Lunch provided at the school cafeteria
* Application deadline: September 30, 2025 at midnight
* If your application is shortlisted, you will be invited to attend an interview, which will take place during the week of October 13 (the exact date and time will be communicated by email).
Responsabilités (Français)
* Tâches administratives et organisationnelles : Mise à jour et suivi des données de gestion du parc informatique (matériel et logiciel)
* Planification et suivi des projets et tâches du service en collaboration avec le responsable informatique
* Assistance du responsable informatique dans la gestion du personnel (recrutement, suivi des plannings et heures supplémentaires, suivi du personnel en sous-traitance)
* Tâches de communication du service informatique : Emails, présentations, rapports, rédaction et mise à jour de documents de communication du service
* Coordination avec les autres services et/ou prestataires extérieurs pour les projets informatiques
* Gestion du matériel informatique et des logiciels : Recensement des demandes, recherche de nouveaux équipements, organisation de la mise en place du matériel (coordination et logistique)
* Assistance du responsable informatique dans la préparation et le suivi du budget du service
* Gestion des appels d'offres, commandes, suivi de commandes, factures, suivi des retours
* Gestion du stock et des prêts de matériel
* Suivi des contrats de support et de maintenance ainsi que de leur renouvellement
* Assistance utilisateurs / support niveau 1 : Elaboration de procédures d’utilisation et de chartes (matériel et logiciel) pour les personnels
* Assistance utilisateurs niveau 1 par email
* Quotité hebdomadaire : 20h par semaine / 40 semaines par année (800h annuelles)
* Site : South Kensington (London)
* Bénéfices : £1,505.00 brut par mois; Contribution de l’employeur à une mutuelle privée; 15% de contribution patronale à une caisse de retraite complémentaire; 60 jours de vacances par an; Repas du midi pris en charge au restaurant scolaire
* Date limite de candidature: 30 septembre 2025 à minuit
* Si votre dossier est retenu, vous serez invité(e) à participer à un entretien qui se déroulera soit la semaine du 13 octobre (le jour et l’heure exacts vous seront précisés par courriel).
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