Overview
Christie's, maison de ventes aux enchères, leader international sur le marché de l'art, recherche un(e) Coordinateur(rice) Adminstratif au sein du département des Opérations du bureau de Paris.
Contrat à Durée Déterminée - 10 mois
Le rôle
Le/La Coordinateur(rice) Administratif - Opérations apportera son soutien aux départements Facilities, Logistique et Sécurité. Le/La Coordinateur(rice) Administratif - Opérations sera chargé(e) du traitement des factures, de la tenue des tableaux budgétaires pour le suivi des dépenses opérationnelles et d'investissement de l'entreprise, ainsi que de l'établissement et du maintien de relations de travail avec les principaux fournisseurs tiers, tels que le bailleur de Christie's France. Ce poste implique une collaboration étroite avec les équipes de Facilities, Sécurité et de logistique de Christie's, les équipes financières et comptables de Christie's, ainsi qu'avec les prestataires tiers chargés des installations et de la maintenance sur site.
Principales responsabilités
* Émettre des bons de commande, traiter et coder toutes les factures du département à l'aide du logiciel JDE et tenir à jour les registres sous forme de tableaux
* Soutenir les projets d'investissement, en veillant au suivi des dépenses et en collaborant avec les partenaires financiers pour générer des rapports destinés aux réunions des parties prenantes
* Être le principal point de contact des fournisseurs opérationnels pour la gestion des factures et des demandes diverses
* Travailler en étroite collaboration avec l'équipe comptable locale afin de s'assurer de manière proactive que toutes les factures régulières sont reçues et enregistrées
* Assurer la liaison et le suivi avec le service des comptes fournisseurs afin de s'assurer que toutes les dépenses sont correctement enregistrées et réglées, notamment en organisant et en gérant des réunions régulières avec les parties prenantes afin d'examiner l'état d'avancement
* Assurer la liaison avec les partenaires financiers afin de garantir que les coûts et les charges à payer sont à jour et que les rapports de fin de mois reflètent des données financières exactes.
* En collaboration avec les partenaires financiers et les parties prenantes opérationnelles concernées, soutenir la budgétisation et les prévisions et travailler en étroite collaboration avec la Comptabilité afin de garantir un processus de fin d'année solide.
Profil recherché
* Solides compétences et expérience avérée dans le domaine des données et des rapports analytiques
* Excellentes compétences informatiques, maîtrise d'une gamme de logiciels Microsoft, en particulier Excel (par exemple, tableaux croisés dynamiques, qualité des données).
* Expérience des logiciels de gestion des bons de commande, idéalement JDE.
* A l'aise dans la liaison avec des fournisseurs tiers au nom de Christie's
* Grand souci du détail
* Excellentes compétences en communication écrite et orale
* Capacité à mener plusieurs tâches de front et à établir des priorités
* Esprit d'équipe et attitude positive
* Capacité à maintenir un niveau de travail élevé et à rester calme sous pression
#J-18808-Ljbffr