Better places, thriving communities.
HAUPTAUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN / WESENTLICHE EINSATZBEREICHE:
1. Professionelle und pünktliche Ausführung der Helpdesk-Funktionen.
2. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für alle Vertragsanfragen und sind in der Lage, den Endnutzern bei Bedarf Vertrags- und Immobilienkenntnisse zu vermitteln.
3. Erfassung aller relevanten Details von Anrufern, um die korrekte Zuteilung von Ressourcen zur Behebung des Fehlers auf Anhieb zu ermöglichen.
4. Eingabe aller Informationen über die Anfrage in das IT-System und rechtzeitige Erteilung des Arbeitsauftrags an die zuständigen Vorgesetzten/Abteilungen.
5. Unterstützung des Helpdesk-Managers bei der Überwachung aller Arbeitsauftragsaufgaben im Hinblick auf die Reaktionszeiten und Verfolgung aller ausstehenden Aufgaben, die sich ihrem Zieltermin nähern.
6. Sicherstellung, dass alle Helpdesk-spezifischen Ziele erreicht werden. Wenn ein Helpdesk-Ziel verfehlt wurde, muss sichergestellt werden, dass Abhilfemaßnahmen ergriffen werden.
7. Durchführung regelmäßiger Überprüfungen der IT-Datenbank, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt gepflegt werden und Meldung etwaiger Unstimmigkeiten direkt an den Helpdesk-Manager.
8. Sicherstellen, dass alle Dokumente korrekt ausgefüllt und die Ausdrucke ordnungsgemäß archiviert werden.
9. Annahme und Weiterleitung von Lob und Beschwerden an den Helpdesk Supervisor.
10. Unterstützung bei den monatlichen Inspektionen durch Bereitstellung von Stichproben und Nachweisen nach Bedarf, um sicherzustellen, dass etwaige Korrekturmaßnahmen so schnell wie möglich durchgeführt warden.
11. Bereitstellung von Verwaltungsunterstützung für das gesamte Mitie-Team. Dies umfasst unter anderem die Nutzung von Office, Outlook, Sharepoint, die Ablage und das Scannen von Dokumenten.
12. Hinzufügen von Informationen und Anhängen zur Datenbank (hierfür wird eine Schulung angeboten).
13. Sicherer Umgang mit Sharepoint.
14. Anfertigen und Analysieren von Berichten
15. Anpassungsfähig sein, da die Aufgaben von Tag zu Tag unterschiedlich sind
Merkmal / Kriterien
Bedingung
Erwünscht
Schulbildung / Ausbildung / Training
· GSCE Levels oder gleichwertig
· Haupt- oder Realschulabschluss
· Diplom oder gleichwertig
· Kaufmännische Ausbildung
Wissen & Erfahrung
· Erfahrung in einem kundenorientierten Umfeld.
· Frühere Erfahrungen mit der Arbeit in einem Verteidigungsministerium.
· Erfahrung in einer Facility-Management-Organisation.
· Erfahrung als Telefonist
Fertigkeiten & Fähigkeiten
· Planung und Organisation von Arbeiten zur Erreichung von Zielen.
· Hervorragende Beherrschung von Microsoft Office und genaue Schreibfähigkeiten
· Akribische Aufmerksamkeit für Details.
· Gute Kommunikationsfähigkeiten und Teamfähigkeit.
· Hohe Kundenorientierung.
· Fähigkeit, effektive Arbeitsbeziehungen aufzubauen und zu pflegen.
· Die Fähigkeit zum Tippen ist von Vorteil, aber nicht unbedingt erforderlich.
Persönliche Qualitäten
· Sicherer Umgang mit der englischen Sprache in Wort und Schrift und die Fähigkeit, sich auf Deutsch zu unterhalten.
· Engagiert und flexibel
· Proaktives Teammitglied mit der Fähigkeit unter minimaler Aufsicht zu arbeiten.
· Fähigkeit, unter Stress zu arbeiten und Fristen einzuhalten.
Objektive Erfordernis
· Uneingeschränkte Arbeitserlaubnis in Deutschland
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